製造業の生産管理における購買管理の課題や対策ポイントを徹底解説
購買管理は、製造業における生産管理業務の一部です。「購買」は必要な資材や部品を適切な価格とタイミングで調達する業務であり、コスト削減や品質保証のために必要な業務です。購買管理業務を適切に行うためには、業務分担の最適化や標準化、データの一元管理と見える化に取り組むことが重要です。
そこで本コラムでは、購買管理の基本から、適正に行うための具体的な手法にふれ、生産管理における「購買管理」の重要性と実践的なアプローチについて解説します。
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生産管理における「購買管理」の基礎知識
最初に、生産管理における購買管理業務についておさらいします。
購買管理の定義と目的
購買管理とは、企業が生産に必要な材料や部品、サービスを最適な条件で調達するための業務全般を指します。購買管理の目的は、品質の確保やコストの最適化、安定した供給の確保などです。
購買管理の5原則
適切な購買業務を行うには、次の5原則を参考にします。
①取引先の選定
信頼性の高い取引先（サプライヤー）を選ぶことが、購買管理の成功の鍵となります。選定基準は品質や価格、納期、過去の取引実績などを基準としましょう。
②品質管理
調達する材料や部品の品質が自社の基準に合っているかを確認します。調達資材の品質管理は、最終製品の品質を維持するために重要な工程です。
③適切な数量の確保
生産計画に基づき、必要な数量を適切に確保します。過剰在庫や不足を防ぐため、需要予測と在庫管理を行わなければなりません。
④納期の管理
生産計画に基づいて製品・サービスを生産するためには、サプライヤーからの納期を管理することが非常に重要です。適切な納期設定や進捗管理をしっかり行いましょう。また、イレギュラー対応も規定しておくとスムーズな納期管理が可能となります。
⑤価格交渉と決定
コストを最適化するため、価格をリサーチし、適切な価格設定を行います。また、市場価格や他の取引先の見積もりを参考にしたうえで、交渉も必要です。
調達管理との違い
調達管理は、購買管理よりも広いプロセスをカバーします。サプライチェーン全体の管理を行うため、物流や在庫管理も含まれます。対して、購買管理は主に取引先との契約や発注業務が中心です。両者は業務の範囲が異なるといえるでしょう。
生産管理を行うための購買管理の重要性
続いて、生産計画に購買管理がなぜ重要なのかについて解説します。
企業利益に直結するため
購買管理は、企業の利益に直接的な影響を及ぼします。中小企業においては、製造原価の40～50％を原材料費が占めると言われています。そのため、材料費の大部分を占める購買コストを適正に管理することで、企業は以下のようなメリットを享受できます。
・コスト削減
適正な価格で資材を調達することで、コスト削減が可能です。購買管理によって、市場価格を常に監視し、複数のサプライヤーからの見積もりを比較検討して最も有利な条件を選択すれば、無駄な費用を削減できるようになります。
高品質な原材料を適切な価格、適切なタイミングで仕入れることで製造コストを抑えることができれば、利益率が向上し、企業競争力を高めることにもつながるでしょう。
・キャッシュフローの改善
購買コストの削減は、企業のキャッシュフローにも好影響を与えます。材料費を適正に管理することで、支出を抑え、キャッシュフローを健全に保つことが可能です。健全なキャッシュフローは、企業の財務状況の強化につながります。
不正防止につながるため
購買管理は、不正防止の観点からも重要です。購買部門は大きな金額が絡むため、不正が起きやすい部門とされています。
購買管理を行うことで、不正リスクを最小限に抑えることが可能です。そのためには、次の点に留意して業務を行うことがポイントです。
・購買管理規定の制定と運用
購買管理規定を明確に定め、規定に基づいて業務を運営しなければなりません。購買管理規定には、禁止事項や業務フロー、承認手続き、価格交渉のルールなどを記載しましょう。結果として、業務が透明化され、不正行為の発生につながります。
・内部監査実施
定期的な内部監査を実施することで、購買プロセス全体の透明性と信頼性を確保できます。内部監査では、購買記録や取引履歴を詳細に検証し、不正や不備がないか確認しましょう。
では、購買管理を行う上で、どのようなことが課題になっているのでしょうか。
製造業における購買管理業務の課題
購買業務のなかでも、特に製造業における購買管理業務では「何を、いつまでに、どれくらいの量、調達すべきか」をしっかりと管理することがもっとも重要です。
しかし、次に上げるような課題が、製造業における購買管理の妨げになっています。
①在庫情報や消費量が正確に把握できない
多くの企業では、仕入れ伝票や売上報告書などをもとに、手作業で集計された理論在庫で在庫管理をしています。しかし、手作業では実在庫との差異が生じやすく、リアルタイムでの情報更新も困難だといえるでしょう。 不正確な在庫情報により調達にミスが生じた場合、生産計画全体に影響を与える可能性もあります。
②発注業務が煩雑でミスが生じる
製造に必要な原材料は多種多様です。サプライヤーへの発注方法が電話やFAX、メール、Webサイト経由など統一されていない場合は、業務が煩雑になってしまいます。 特に手書きの場合は、商品コードや発注数量の書き間違いなどの事務処理ミスが起こりやすく、誤発注につながるケースも少なくありません。サプライヤーとのコミュニケーションコストも増加するでしょう。
③複数部門による重複発注や過剰在庫の発生
部門ごと・工場ごとに調達を行える状態になっている場合は、会社全体として過剰在庫の発生、購入単価・品質などのバラつきが発生する可能性が高くなります。 また、購買業務を複数の箇所で行うには人員を確保する必要があり、人的コストの増加にもつながるといえるでしょう。購買業務が分散することで、在庫管理や発注のミスも複数の箇所で発生しやすくなります。
購買管理を適正に行うための3つのポイント
それでは、製造に必要な原材料の調達を確実に行い、会社としてのコスト削減や不正防止を行うためには、どのような点に留意すべきなのでしょうか。3つのポイントを紹介します。
職務分掌の徹底
まず、職務を適切に配分し、担当職務と責任所在をはっきりさせること（職務分掌の徹底）が必要です。職務を配分せず、購買業務を一人で担当すると、調達した資材の品質、価格、納期、などが適切かを客観的に判断することができません。
また企業との癒着などの問題が起こりやすいという懸念もあります。必ず複数人によるチェック体制を取っておくことが重要です。癒着を防止するには、適度な人事異動も行う必要があるでしょう。
購買業務の標準化
購買業務を特定の人に依存していると、担当者が休暇を取ったり、退職、異動などになったりしたときに対応できる人がいなくなり、業務に支障が出るケースがあります。調達がうまくいかないことは生産が止まることにも直結し、重大な損失をまねきかねません。
購買のルールを標準化・ルール化し、基準を決めておくことで、誰が担当になっても円滑に業務が遂行できる体制を整えておくことが重要です。
また、「購買管理規定」を定め、作業内容を見える化しておけば、問題発生時にもすぐに対応ができ素早い解決につながります。ムダな作業工程や非効率なやり方が見つけやすくなり、業務改善が進むというメリットもあります。
購買データの一元管理と見える化
購買データは、原価計算にも直結する重要なデータです。個人はもちろん、複数部署それぞれに管理させず、全社で一元管理し、いつでも確認できる体制にしておくことが重要です。
データが共有できていないと、取引先の選定や値段交渉の際に不必要な労力を要してしまう可能性もあります。特に製造業の購買部門では、あらゆる資材の調達が行われており、種類・数量ともに膨大な数に上ります。
正確な在庫に基づいた購買業務を行うには、前述したような購買部門の課題を解決できる仕組みづくりが欠かせません。
人の手作業で管理するには限界があるので、システムを導入するのも一手。作業の属人化を防ぎ、人手不足解消も期待できます。
まとめ
購買管理は、企業が必要とする資材やサービスを適切な価格やタイミングで提供し、適切な品質と数量で調達する一連の業務です。適切な購買管理は、コストの最適化や品質の向上、ひいては企業の競争力向上にもつながります。
購買管理を適正に効率的に行うためには、データの一元管理や見える化も有効です。そのため、システムの導入も1つの課題解決の手段だといえるでしょう。
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