本社新事務所移転に伴い膨大な書類を一括電子化
『移転先の新事務所は書庫スペースの確保が難しく急遽電子化に踏み切る』
本社新事務所移転に伴い書庫スペースの確保が難航し、上層部から現状比２５％のスペース削減を命じられた。ものを置くだけのスペースは無駄であるとされ、最大限空間環境の有効活用を迫られていた。多くの書類の中から必要な書類を探し出す為に大変苦労しており、業務改善の大きな障害になっていた。書類の中には大きな図面や地図等もあり、机上で展開し閲覧するにも苦労していた。廃棄の判断ができないような古い図面や書類は、劣化が進み破れ、日焼け、色抜け等があり、早い段階でデジタル化する事が必要とされていた。
土石製品製造業 様
| 概要 | 事業内容：探鉱および土石製品の製造販売 |
|---|---|
| 所在地 | 所在地：東京 |
課題・提案・効果
導入前の課題
- 本社移転に伴い移転先の保管スペース確保のため２５％削減を急務。
- 膨大な書類の中から必要な書類を探しだす時間と手間が無駄だと感じていた。
- 古くまた大きな書類を開くことが困難だった。受付業務や受診業務の効率化を図りたい。
提案
- SasaL 図面管理サービス
効果
- 保管スペースを大幅に削減できたことで、移転をスムーズにおこなうことができた。
- パソコン上で検索が可能となり、探しだす手間が大幅に低減できた。
- デジタル補正により、よりきれいで鮮明なデータとして閲覧することができるようになった。
導入イメージ
導入のポイント
『大量の書類を一括で電子化』
膨大な書類を本社新事務所移転に伴い物理的に保管できるスペースの確保が難しく削減方法に苦慮していたところに、電子化を行うことで削減できる方法を「図面スキャンソリューション」としてご提案いただきました。
また無料お試しスキャニングサービスを利用することで、実際に作業を依頼する前の段階にて
・電子化されたデータの品質の確認が事前にできたこと。
・Ａ０を超える原稿の取り扱いも可能であったこと。
・スキャニングする場所の取り扱いレベルやセキュリティの高さに信頼ができたこと。これらの点が導入の決め手となり、依頼させていただきました。従来の紙ベースで大量、古くかつ重い書類や図面もすべて一任し電子化していただいたことで、新事務所への移転もスムーズに進み、書庫スペースの大幅な圧縮や、大量の書類から情報を探し出す手間も削減となりました。
導入後の感想（お客様の声）
『電子化により保管スペースの確保容易な閲覧』
大量の文書の電子化を一括依頼でき保管スペースの削減を実現。電子化することでパソコン上で簡単に閲覧でき、探し出す手間と時間、人員の削減に貢献。文書や図面の原本を手元から無くすことに最初は抵抗があったか電子化したものを閲覧するのにさほど時間はかかりませんでした。また紙文化から脱却するいい機会となり環境問題の配慮も再認識することができました。
導入効果と今後の展開
『残存する書類を全社規模で電子化。閲覧システムの検討。 』
今回は本社内の一部の部門のみの電子化でしたが、今後につきましては地方拠点及び工場を含む全社規模で電子化を促進し、保管スペースの再認識と環境問題への配慮を意識づける。また電子化されたものをさらに効率よく閲覧、検索できるようなシステムの導入も検討できれば
と考えております。
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