図面の電子化により業務効率の向上を実現
セキュアな作業環境での図面の電子化により業務効率の向上を実現
導入背景
書類の保管スペースの削減及び書類検索業務の効率化を図りたい
当庁舎には、青図面や昔のマイクロフィルムなど、約18万枚ほどの図面を保存・保管しております。紙ベースでの保管場所が複数あり、必要書類を探し出すのに非常に時間がかかりました。
特に製本されていない図面トレーシングペーパーは山積みになっており、探し出すのに至難の技でした。
また、マイクロフィルムのスキャナが無く、内容が確認出来ない為、必要な図面を探せない状況でした。
そこで、新庁舎移転を機に、保有する施設図面やマイクロフィルム、完成図書などを電子化する事になりました。電子化のメリットとしては移転先の保管スペース削減および書類検索の業務効率向上を目的とし、この計画に見合う図面管理・スキャンサービスの検討を開始しました。
自治体
| 概要 | 自治体 様 |
|---|---|
| 所在地 | 所在地：関東地方 |
課題・効果
導入前の課題
- ■新庁舎移転に伴い移転先の保管スペース削減のため書類の電子化が急務。
- ■膨大な図面の中から必要な書類を探し出す時間と手間を省力化したい。
- ■マイクロフィルムの読取り装置が少なくなっている事や古くて大きな書類の劣化など寿命が 近づいた媒体の保存状態の維持。
効果
- ■図面の電子化によって、保管スペースの大幅削減を実現。
- ■電子化されたデータは、パソコン上でのファイル検索が可能となり、探し出す手間が大幅に低減。
- ■閲覧が困難なマイクロフィルムや古く劣化した図面や書類を電子化する事により見やすくなり、 業務効率が上がった。
導入のポイント
■図面の運搬時(貸出・返却)のセキュリティ担保が可能
(紛失・情報漏えい防止)
■低価格で青図面やマイクロフィルム図面を高品質な電子化
データに変換
導入ポイントは2つあります。
1点目は図面をお預かりする際や返却時にセキュリティが担保された運搬方法を提供できる点です。
当庁舎には約18万枚ほどの青図面やマイクロフィルムなどを電子化するには、業者作業場への運搬過程において、紛失による情報漏えいの懸念がありました。
そこで、扶桑電通の「図面スキャニングサービス」は、専用チャーター便を利用出来る為、高いセキュリティ対策が施されていたことで安心して依頼できました。
2点目は低価格で高品質な電子化が可能な点です。扶桑電通の「図面スキャニングサービス」は古く劣化した青焼き図面などでも、専任スタッフによる作業により、よりきれいで見やすいスキャニングが実現可能です。実際導入する前にトライアルで品質の確認ができ、導入の決め手となりました。
運用イメージ
導入後の感想（お客様の声）
書類の検索時間を大幅削減、業務効率化実現 デジタル化による書類の閲覧は簡易になった
以前、複数の場所に保管した施設図面などは、現在一つのサーバに管理され、必要な図面を探し出す時間が大幅に削減できました。時間の有効利活用により業務の効率化でき、職員が本業に注力できるようになりました。
また、「図面スキャニングサービス」を導入後に、利用している職員から「紙だと見えない部分がデータ化することにより、拡大表示ができたり、とても見やすくなった」と語ってくれました。
さらに、経年劣化した図面を電子化によって、ページをめくることなく、原本の損傷防止にも繋がりました。
今後の展開
業務効率化の実現に加え、SDGs政策推進しつつ更なる住民サービスの向上に
今回は、「図面スキャニングサービス」導入により大量書類の整理・保管スペースの圧縮ができ、保管スペースの削減・書類検索可能により業務の効率化が実現しました。
今後は、SDGs政策推進の為、ペーパーレス化による紙資源利用の削減、森林伐採の抑制への貢献に注力していきます。
また、欲しい図面･ドキュメントを高速検索の実現が可能なサービス導入により、職員が本業に注力でき、更なる住民サービスの向上を目指したいと考えております。
