クラウドPBXで使える端末の種類と、自社に最適な選び方のポイント
近年、多くの企業で人手不足が深刻化するなか、業務効率化や省力化投資の一環として「クラウドPBX」の導入を検討する企業が増えています。クラウドPBXはインターネットを介してビジネスフォン機能を利用できる便利なサービスですが、実際に導入するにあたって「どのような端末を用意すればよいのか」「既存の電話機は無駄になってしまうのか」と疑問を持つ担当者も少なくありません。
適切な端末を選ばなければ、せっかく導入しても通話品質に不満が出たり、現場の業務効率が下がったりするリスクがあります。この記事では、クラウドPBXで使える端末の種類やそれぞれのメリット・デメリット、自社に最適な端末を選ぶためのチェックポイントをご紹介していきます。
クラウドPBXとは？基礎知識と仕組み
クラウドPBXとは、オフィス内に物理的な主装置（PBX）を設置することなく、インターネット上のサーバーを通じてビジネスフォンの各種機能を利用する仕組みです。
現在、国内の企業は深刻な人手不足に直面しており、省力化投資やデジタル化、DXへの取り組みが活発化しています。コストカットによる経営改善が限界を迎えるなか、営業利益の向上による賃上げ余力の創出や人材確保は最重要課題です。こうした厳しい外部環境に対応し、限られた人員で生産性を高めるための有効な手段として、従来の電話環境を柔軟に変革できるクラウドPBXが注目を集めています。
従来のビジネスフォンとの違い
従来のビジネスフォンは、オフィス内に高額な主装置を設置し、各デスクの固定電話機まで有線ケーブルを配線する物理的な工事が必要でした。そのため、席替えや人員増加のたびにコストと手間が発生していました。
一方、クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、配線工事が原則不要です。また、従来のシステムではオフィス外での代表番号発着信や取り次ぎができませんでしたが、クラウドPBXなら場所を問わずに内線・外線が利用できます。管理画面から設定変更や内線追加が簡単に行えるため、オフィスの移転や変化の激しいビジネス環境にも柔軟に対応できる強みがあります。
クラウドPBXが備える代表的な基本機能
クラウドPBXには、従来のビジネスフォンで利用されていた便利な機能がクラウド上で網羅されています。
- 内線通話・保留転送：オフィス内だけでなく、外出先の社員やリモートワーク中の自宅であっても、インターネット経由で無料の内線通話や保留転送が行えます。
- 外線発着信：どこにいても会社の代表番号（市外局番や050番号など）を使用して、顧客や取引先と発着信が可能です。
- 音声ガイダンス・IVR（自動音声応答）：「お電話ありがとうございます。〇〇は1番を……」といった自動案内により、適切な部署へ自動で振り分けます。一次対応の手間を省き、人手不足に悩むオフィスの電話受付業務を大幅に効率化します。
クラウドPBXの端末として使える4つの種類
クラウドPBXは、通話に使用する「端末」の選択肢が非常に幅広い点が特長です。業務形態や社員の働き方に合わせて、以下の4つの種類を自由に組み合わせられます。
スマートフォン
専用アプリケーションをインストールするだけで、使い慣れた個人のスマートフォンや会社支給の携帯端末がそのままオフィスの内線電話になります。
外出の多い営業職やリモートワーク環境でも、場所を問わず会社の代表番号で顧客対応が可能です。固定電話機を人数分購入する必要がないため、初期費用を大幅に抑えられます。
パソコン（ソフトフォン）
PC画面上に専用の通話ソフトウェアを起動させ、ヘッドセットを接続して通話を行うスタイルです。
デスクワークが中心の社員に向いており、画面上のクリックだけで発着信や転送が可能です。顧客管理システム（CRM）と連携させることで、着信時に顧客情報や過去の応対履歴を画面にポップアップ表示させるなど、高度な業務効率化が実現できます。
タブレット
スマートフォンと同様にアプリをインストールして運用します。
画面が大きく視認性が高いため、複数人で共有する環境に適しています。オフィスの無人受付端末として設置し、来客担当者へ直接内線で呼び出すシステムや、店舗のレジ周辺での共有内線として活用されています。
SIPフォン（IP電話機）
見た目や操作感は従来の固定電話機と同じですが、電話線ではなくLANケーブルでインターネット回線に直接接続するクラウドPBX専用の電話機です。
従来のビジネスフォンと変わらない操作性のため、新しいシステムの導入に不安を覚えやすい現場でもスムーズに受け入れられます。有線接続のため通信が非常に安定しており、クリアで高品質な通話を維持しやすい点が大きな強みです。
既存の電話機やガラケーはそのまま使えるのか
コストを抑えてシステムを移行するために、現在使用している固定電話機や社内に残っているガラケーが流用できるかを解説します。
ビジネスフォンの固定電話機をそのまま使いたい場合
「VoIP（ボイップ）ゲートウェイ」と呼ばれる専用のアダプター機器を設置することで、現在オフィスで使用している固定電話機をそのままクラウドPBX環境で継続利用することが可能です。
従来のビジネスフォンは「アナログ信号」ですが、クラウドPBXは「デジタル信号」で通信します。VoIPゲートウェイはこの異なる2つの信号を相互に変換します。既存設備を流用できれば、新しい電話機を買い揃える必要がないため、初期費用を大幅に抑制できます。ただし、接続台数に上限がある点や、クラウドPBXならではの高度な機能が一部制限される場合がある点には注意が必要です。
ガラケー（フィーチャーフォン）でも利用できるか
ガラケーについては、スマートフォンやパソコンのように「専用アプリをインストールして内線化する」という運用は原則としてできません。
ただし、クラウドPBXの「外線自動転送機能」を活用すれば、オフィスの電話をガラケーに転送して受けさせることは可能です。また、一部の通信キャリアや対応プランでは、ガラケーの音声通話回線をシステムの内線網に組み込めるケースもあります。しかし、転送に伴う通話料金が別途発生したり、会社の代表番号を使った発信が難しかったりする制限があるため、長期的な視点ではスマートフォンへの移行を推奨します。
クラウドPBXの端末選定で失敗しないためのポイント
物価やコストの上昇、構造的な人手不足が続く現在のビジネス環境において、IT投資の失敗は企業の大きな痛手となります。人材の確保・定着に向けて働きやすい職場環境を整備し、労働生産性を高めるための重要なポイントを3つ解説します。
自社の働き方（業務形態）に合わせて端末を組み合わせる
すべての社員に同じ種類の端末を支給する必要はありません。部署ごとの実務に合わせて、適材適所で端末を組み合わせることが成功のカギとなります。
外出や出張が多く、リモートワークと出社を組み合わせた柔軟な働き方をする営業部門には「スマートフォン」が最適です。一方で、デスクワークが中心で、終日電話応対を行うカスタマーサポートなどの部署には、通信が最も安定する「SIPフォン（固定IP電話機）」や「ソフトフォン」を配置するのが効率的です。
トータルコストと導入の手間を試算する
端末の選定によって、初期費用と運用開始後のランニングコスト、導入にかかる社内リソースの手間は大きく変動します。
社員個人のスマートフォンを業務利用する「BYOD」形式を採用すれば、会社側での端末購入費用をゼロに抑えられます。ただし、BYODの場合は仕事とプライベートの通話料金の切り分けルールや毎月の通信手当の策定、セキュリティ対策など、人事や情シス部門での運用の手間が発生します。会社支給にするかBYODにするかは、これらの管理負荷も考慮して総合的に判断する必要があります。
事前の無料トライアルで通話品質や操作性を確かめる
クラウドPBXの導入で最も避けたい失敗は、運用を開始してから「思ったよりも音質が悪くて顧客の声が聞き取れない」「現場がアプリの操作に混乱している」という事態に陥ることです。
そのため、本契約を結ぶ前に必ず「無料トライアル」を活用し、実際のオフィスWi-Fiや屋外のモバイル回線環境で通話品質に問題がないかを確認してください。また、現場の社員に実際にアプリを操作してもらい、使い勝手を事前に確かめておくことが、導入後のトラブルを未然に防ぐ最善の手段です。
まとめ
クラウドPBXで利用できる端末には、スマートフォン、パソコン、タブレット、SIPフォンの4つの種類があり、それぞれ異なるメリットとデメリットが存在します。また、専用のアダプターを活用すれば、既存の固定電話機を活かしたままシステムを移行することも可能です。
変化の激しい時代を乗り切り、企業の労働生産性を高めていくためには、コストや機能面だけで判断するのではなく、現場で働く「人」の動きや業務形態に最もマッチした端末を選定することが欠かせません。事前の無料トライアルなどで実際の品質を確かめながら、自社にとって最適な端末の組み合わせを見つけ、快適で効率的なビジネスコミュニケーション環境を構築していきましょう。
扶桑電通株式会社が提供するクラウドPBXサービス「ArmZ Cloud（アームズクラウド）」は、企業の多様なワークスタイルに合わせ、人手不足の解消と業務効率化を強力に後押しする電話環境を実現します。
「既存の番号をそのまま引き継ぎたい」「自社の規模に合わせた最適な端末の構成を知りたい」といった課題に対し、ネットワークのプロフェッショナルである扶桑電通が、導入前のコンサルティングから端末の選定、導入後の運用保守までワンストップで手厚くサポートします。
自社の通信環境を一新し、業務効率化やBCP対策を強化したいとお考えの企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
ArmZ Cloudの詳細はこちら
https://www.fusodentsu.co.jp/service/armzcloud.html
著者情報
宮崎 久美子
扶桑電通株式会社 ビジネス推進本部
マーケティングセンター チーフ
長年にわたり、国内大手ITグループにてIT製品のプロモーションやプリセールス業務に従事。GIS、BI、セキュリティ、RPAなど多岐にわたるソリューションのデモンストレーションやセミナー講師を経験。お客様の目線に立ち、分かりやすく魅力的に伝えることを信念としている。
現在は、扶桑電通株式会社にてチーフを務め、クラウドPBXをはじめとする自社ソリューションの魅力を多角的に発信。ナレーター経験で培った表現力と、数多くのデモ実施で得た現場感覚を武器に、お客様の課題解決に繋がるDX提案を推進している。
