誤出荷（出荷ミス）を防ぐための対策について分かりやすく解説

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商品の出荷作業で気を付けたいのが、数量の間違いや同梱物の入れ忘れなどの誤出荷（出荷ミス）です。出荷ミスが何度も繰り返されると、お客さまからの信頼低下は避けられません。本記事では、出荷ミスが起きる主な原因や、出荷ミスを防ぐための対策について分かりやすく解説します。

誤出荷（出荷ミス）の原因

誤出荷（出荷ミス）が起きる原因は、大きく6つに分けられます。

・商品そのものの間違い
・数量の間違い
・同梱物の入れ忘れ
・検品不足の状態での出荷
・出荷漏れ
・宛先や納品書の間違い

出荷ミスの対策を考えるに当たって、まずはなぜ出荷ミスが起きるのかを理解しましょう。

商品そのものの間違い

1つ目の原因は、商品そのものの間違いです。例えば、お客さまが発注したものと異なる商品を出荷してしまうケースや、同じ商品でもサイズ、カラー、ロット（賞味期限など）が違うものを出荷してしまうケースがあります。お客さまからの連絡で初めて出荷ミスに気づくケースも珍しくなく、お客さまの信頼低下につながる恐れがあります。

数量の間違い

2つ目の原因は、数量の間違いです。出荷する商品自体は合っていても、数量が発注書より少なかったり、多かったりする場合に発生します。数量の間違いが発生する原因はさまざまです。ピッキング作業中の数え間違いや、出荷作業中の確認不足によるもの、さらにはバラ（単品）とケース（箱）の勘違いが原因のケースもあります。

同梱物の入れ忘れ

3つ目の原因は、同梱物の入れ忘れです。例えば、商品の付属品、取扱説明書、キャンペーンのノベルティやプレゼントなどの入れ忘れが挙げられます。商品の在庫数だけでなく、同梱物の在庫数もしっかりと把握し、商品本体と紐付けて管理することが大切です。

検品不足の状態での出荷

4つ目の原因は、出荷前の検品不足により、品質不良の状態のまま出荷してしまうケースです。例えば、商品の出荷後に汚れ、破損、異物混入、賞味期限（使用期限）切れなどが発覚するケースが当てはまります。お客さまの信頼低下の原因になるだけでなく、商品の用途によっては事故や健康被害につながる恐れがあるため、特に注意したい出荷ミスです。

出荷漏れ

5つ目の原因は、何らかの理由により商品を出荷できず、そのまま納期が過ぎてしまうケースです。例えば、出荷作業中に商品を紛失してしまった場合や、お客さまの注文を見落としてしまった場合に発生します。
在庫管理がずさんな場合、商品をケースやパレットごと紛失してしまい、お客さまに指摘されるまで気が付かなかった、といった例もあります。在庫管理の改善により、未然に防止できる出荷ミスの一つです。

宛先や納品書の間違い

6つ目の原因は、宛先や納品書の間違いです。よくある例が、出荷時に送り状の宛先を書き間違え、別のお客さまに商品を届けてしまうケース（＝テレコ出荷）です。

また納品書のミスにも注意が必要です。例えば、出荷した商品と納品書の内容が異なる場合、発見したお客さまから問い合わせがあるかもしれません。もし別のお客さまの納品書を同梱してしまった場合は、個人情報の流出に当たるため、お客さまとのトラブルに発展する恐れがあります。

誤出荷（出荷ミス）の影響

こうした誤出荷（出荷ミス）が頻発すると、以下のような影響が生じます。

・お客さまとの信頼関係を毀損する恐れがある
・返品対応などのコストが余分にかかる
・個人情報の流出が問題となる場合がある

一度や二度ではなく、出荷ミスを何度も繰り返す場合、お客さまの信頼低下は避けられません。最悪の場合、取引の縮小や、取引そのものの停止に発展する恐れもあります。特に宛先や納品書の間違いなど、個人情報の流出につながる出荷ミスはお客さまからの心象が悪いため、繰り返し起きないよう再発防止策を検討することが大切です。

また商品そのものの間違いや、数量の間違い、同梱物の入れ忘れなどの出荷ミスが発生すると、返品対応などのコストが余分にかかります。出荷ミスを減らすため、できるところから対策を始めましょう。

誤出荷（出荷ミス）を防ぐための対策

誤出荷（出荷ミス）を防ぐための対策は5つあります。

・在庫を整理整頓し、ロケーションを工夫する
・倉庫レイアウトを見直し、出荷場を広くする
・二人体制でダブルチェックを徹底する
・出荷作業や検品作業をマニュアル化する
・管理システムを導入する

まずは在庫の整理整頓や、作業スペースの確保、ダブルチェックの徹底など、簡単にできる対策から取り組みましょう。出荷ミスを根絶するには、在庫管理システムや倉庫管理システム（WMS）といった管理システムの導入が必要不可欠です。

在庫を整理整頓し、ロケーションを工夫する

まずは在庫を整理整頓し、商品の保管場所（ロケーション）を見直しましょう。すぐにできる対策としては、次のようなものがあります。

・商品を品目や出荷頻度などの基準によって分類し、グループに分けて保管する
・よく似た商品は間違えないよう、離れたロケーションに保管する
・商品同士が混ざらないよう、仕切りやパーテーションで区分けする

倉庫レイアウトを見直し、出荷場を広くする

次に従業員がスムーズに出荷作業を行えるよう、作業スペースを十分に確保しましょう。作業スペースが狭いと、出荷する商品が混ざったり、別の同梱物が混入したりしてしまう可能性があります。倉庫レイアウトを見直し、出荷作業が行われる出荷場のスペースを広くしましょう。

二人体制でダブルチェックを徹底する

出荷ミスを防ぐ上で大切なのが、ダブルチェックの徹底です。出荷作業や検品作業は、なるべく二人体制で行いましょう。一人だけでなく、二人でチェックすることによって、出荷ミスが起こる確率を減らせます。

出荷作業や検品作業をマニュアル化する

出荷作業といっても、現場の従業員がしなければならない仕事はたくさんあります。

1.受注確認
2.出荷指示
3.在庫引当（出荷する商品の確保）
4.ピッキング
5.検品
6.梱包
7.積み込み・発送

従業員がミスなくスムーズに作業できるよう、作業手順やルールを明確化し、マニュアルにして配布しましょう。マニュアルに作業時の注意点や、ミスが起きやすいポイントを記載しておくと、より効果的にヒューマンエラーを防止できます。

管理システムを導入する

出荷ミスを防止するには、手作業ではどうしても限界があります。倉庫管理システム（WMS）をはじめとしたシステムの導入により、人間の目とテクノロジーの両面から、出荷作業や検品作業のミスを減らしましょう。

倉庫管理システムには、商品の在庫数やロケーションを可視化し、従業員の出荷作業をサポートする機能があります。出荷する商品の保管場所があらかじめ分かっているため、商品のピッキングミスを未然に防止できます。

また商品のバーコードをハンディターミナルでスキャンし、検品作業を効率化することも可能です。目視確認とシステム上での確認を組み合わせることで、数量の間違いなどの出荷ミスを予防できます。

出荷ミスの対策をしたい場合は、倉庫管理システムの導入を検討してください。

まとめ

誤出荷（出荷ミス）が起きる原因は、出荷作業や在庫管理におけるヒューマンエラーにあります。出荷ミスを防ぐため、在庫の整理整頓、作業スペースの確保、ダブルチェックの徹底、作業手順のマニュアル化など、ヒューマンエラーが起きにくい環境作りに取り組みましょう。また倉庫管理システム（WMS）をはじめとした管理システムの導入も効果的です。

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