扶桑電通株式会社
国土交通省の「令和6年度テレワーク人口実態調査」によると、コロナ禍を経て、週1～4日テレワーク（出社とテレワークを組み合わせるハイブリッドワーク）が定着傾向にあります（※1）。
しかし、ハイブリッドワークの実践によって電話対応に課題を抱えるようになった企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、ハイブリッドワークの電話対応を効率化する方法としてクラウドPBXを取り上げ、選定する際のポイントについて紹介します。
また、扶桑電通株式会社が提供するクラウドPBX「ArmZ Cloud」の特長について説明します。
※1 国土交通省「令和6年度テレワーク人口実態調査」 https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001878996.pdf
ハイブリッドワークにおいてストレスフリーな通話環境を構築した事例はこちら
都内の中堅企業で総務部に所属しているAさんは、ハイブリッドワークを実践しています。オフィスに出勤するのは週2回のみですが、出勤時の電話対応が悩みの種です。
テレワークをしている社員宛てに顧客から電話がかかってくると、Aさんが受けて、メールやチャットで連絡しなくてはなりません。
オフィスの人数が減ったことにより、電話対応の負担が増えてしまいました。
一方、テレワーク中のBさんはメールやチャットを見てから顧客に折り返しの電話をかけるため、「返答が遅い」と思われるのではないかと心配しています。
また、テレワークをしているCさんは、オフィスに出勤している同じ部署の社員と頻繁に通話しています。
オフィス外からは内線番号に直接かけることができず、毎回代表番号にかけて取り次いでもらわなければいけないため、不便だと感じています。
業務用のスマートフォンを支給されていないDさんは、テレワークで私物のスマートフォンを使っています。
電話をかけると自分の番号が相手に表示されるため、顧客から直接電話がかかってくることに悩んでいます。
この企業では、別の課題も浮き彫りになっています。
ハイブリッドワークの開始に合わせてオフィスをフリーアドレス制にしたものの、電話の位置は固定のままです。
電話から遠い位置に座ると、電話が鳴るたびに駆け寄ることになります。結局、電話の近くに座らなければならず、フリーアドレスのメリットを十分に受けられないと感じている社員も少なくありません。
これらは、従来型のPBX（電話交換機）がハイブリッドワークに最適化されていないために起こる課題です。
次項では、解決策の一つであるクラウドPBXについて説明します。
クラウドPBXとは、クラウド上にPBXを設置し、インターネットを通じて電話機能を利用できるサービスです。
クラウドPBXの導入によって、電話対応はどのように変わるのでしょうか。
・テレワーク中でも、スマートフォンやPCを使って会社の代表番号に出られるようになります。出勤している社員に電話対応の負担が集中しません。
・オフィスにかかってきた電話をテレワーク中の社員にも転送できるため、折り返しにかかっていた時間を削減できます。
・ スマートフォンで内線を使えるため、テレワーク中でも社員同士が直接通話できます。
・スマートフォンから会社の代表番号で発信できるため、個人の電話番号が相手に表示されることはありません。
・スマートフォンやPCを電話として使用できるため、固定電話機は不要です。どの席に座っても同じ内線番号を利用できます。
前項でご説明したように、ハイブリッドワークに適した柔軟な電話対応を実現するのがクラウドPBXです。
ここでは、クラウドPBXによって企業が得られる具体的なメリットについて解説します。
・テレワーク中や外出中の社員も内線を使ってオフィスと通話できるため、通話料がかかりません。
また、拠点間の通話も無料になります。
・電話交換機や固定電話機などの設備が必要ないため、導入時の初期費用を抑えられます。
・従来は拠点ごとにPBXを設置する必要があり、機器のメンテナンスに手間がかかっていました。
クラウドPBXは物理的な機器が必要ないため、メンテナンスの負担がありません。
・拠点追加の際、新たなPBXや固定電話機の購入・設置が不要なため、迅速に対応できます。
・業務に関する通話は専用のアプリ内で完結し、連絡先のデータや通話履歴がスマートフォン本体に残りません。私物のスマートフォンを使用していても業務とプライベートを切り分けられるため、セキュリティが向上します。
ハイブリッドワークにおいてストレスフリーな通話環境を構築した事例はこちら
近年ではさまざまなクラウドPBXが登場しているため、自社の業務に合ったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、主要な選定ポイントについて説明します。
インターネットを利用するクラウドPBXは、ネットワーク環境の品質によって通話の品質が影響を受ける場合があります。
無料トライアルが提供されているサービスが多いので、事前に実際の通話品質や安定性を確認しておきましょう。
まず、自社の業務や運用で利用したい機能が備わっているかを確認することが重要です。
クラウドPBXは月額で利用料金がかかるサービスが多いため、必要な機能のみに絞って運用することが望ましいと言えます。
最低限の基本機能に加えて、オプションで機能を追加できるサービスなら、運用コストの増大を防げます。
拠点や内線番号の追加に対応しやすいのがクラウドPBXのメリットですが、販売店に設定変更を依頼しなければいけないサービスだと手間がかかります。
自社で設定を変更できるかどうかに加えて、管理者が使用する画面がわかりやすいか、直感的に操作できるかも確認しておきましょう。
情報漏えいのリスクを低減するために、通信が暗号化されているか、暗号化の強度が十分かといった点の確認が必要です。
実際の運用や将来の拡張性などを考慮して転送の仕組みを構築したり、内線の設計を行ったりするのは難易度の高い作業です。
そこで、電話設計に関するノウハウを持つ販売店に任せれば安心です。電話設計のノウハウがあるかどうかは、導入実績やサポート体制が判断の目安になります。
扶桑電通株式会社が提供するクラウドPBX「ArmZ Cloud」は、前項でご紹介した選定ポイントをクリアできる特長を備えています。
スマートフォン・PC専用のアプリと連動。高圧縮でありながら、高い音声品質が特長の音声コーデック「Opus」（オーパス）を採用しており、ストレスなく通話できるクリアな音声を実現しました。
無料トライアル で、実際の音質をぜひご体感ください。
PBX機能、モバイル連携機能、運用管理機能は基本サービスとして提供。
さらに、電話番号の追加やクラウド電話帳などのオプション機能も充実しています。
必要な機能を組み合わせて利用することができます。
拠点や内線番号の追加などの設定変更は社内で簡単に行うことができます。各拠点で設定変更を行う必要はなく、本社で一元管理が可能です。
管理画面がわかりやすいため、管理者は直感的に操作できます。
通信のセキュリティは、アメリカ国家安全保障局の求めるセキュリティ強度に対応。
TLS（Transport Layer Security）プロトコルを採用し、通信相手の認証や通信内容の暗号化を適切に行うことで、安全性の高い通信を実現しています。
電話設計に関する豊富な知識と経験を持つ扶桑電通が導入から運用までサポートします。
導入時は業務内容や要望をヒアリングし、最適な設計をご提案。
運用開始後は、操作方法や障害対応に関する問い合わせをコールセンターで受け付けています。
ハイブリッドワークの電話対応は、出勤している社員に負担が集中しやすい、取次や折り返しに手間がかかるといった課題があります。
これらの課題を解決する手段として有効なのが、クラウドPBXです。
スマートフォンやPCを使用して、どこにいても会社の代表番号での発着信ができ、内線も使えるため、テレワーク中でも顧客やオフィスとの通話をストレスなく行えます。
クラウドPBXを選定する際のポイントは、通話の品質、機能選択の柔軟性、設定変更のしやすさ、セキュリティの強度、販売店の実績やサポート体制です。
ArmZ Cloudは、多くの企業のネットワーク構築や電話設計に携わってきた扶桑電通の強みを生かしたクラウドPBXです。
扶桑電通は、以下のサービスで構成される統合ソリューション「ArmZ X」シリーズを提供しています。サービスの連携によって、より安全で快適なハイブリッドワーク環境を実現できます。
・音声コミュニケーション＆セキュリティDXソリューション「ArmZ X」
・クラウドPBX「ArmZ Cloud」
・オンプレミス型ソフトウェアPBX「ArmZ Link」
・専用の通話アプリ「ArmZ Phone」
・ゼロトラストセキュリティ対応認証サービス「ArmZ Key」
詳しい情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
なお、本ページを解説し、ArmZ Cloudの機能についてもご説明している無料のオンデマンドセミナーを開催中です。
こちらも是非ご視聴下さい。